Cuando un ecommerce comienza a recibir más pedidos, el crecimiento no solo se refleja en las ventas, también aumenta la presión sobre el almacén, más productos por preparar, mayor circulación de operarios, más posibilidades de error y menos margen para cumplir con los tiempos de despacho.
En este escenario, optimizar el picking deja de ser una cuestión de productividad y se convierte en una necesidad para escalar la operación logística, se trata de diseñar un proceso capaz de absorber mayores volúmenes sin comprometer la precisión.
Una operación que funciona correctamente con un volumen reducido puede comenzar a presentar problemas cuando la demanda crece. El aumento de órdenes puede generar mayores tiempos de preparación, recorridos innecesarios, acumulación de pedidos, errores y saturación en las zonas de packing y despacho. Por eso, antes de incorporar más recursos, es fundamental identificar dónde se encuentran los principales cuellos de botella.
El primer paso para optimizar el picking es conocer cuánto puede procesar realmente el almacén. Para ello, conviene analizar indicadores como pedidos preparados por hora, líneas procesadas, tiempo promedio por orden, tasa de errores y pedidos pendientes. Estos datos permiten determinar si la capacidad actual puede responder al crecimiento o si existen restricciones que están limitando el rendimiento.
La ubicación de los productos tiene un impacto directo sobre el tiempo de preparación. Los SKU de mayor rotación deberían estar ubicados estratégicamente para reducir desplazamientos y facilitar el acceso. Para tomar estas decisiones puede utilizarse el slotting, considerando variables como frecuencia de venta, tamaño, peso, estacionalidad y comportamiento de los pedidos.
El método utilizado debe responder al volumen, variedad y características de las órdenes. El picking por pedido puede funcionar en operaciones pequeñas, mientras que modelos como batch picking, zone picking o wave picking pueden resultar más adecuados cuando aumenta la cantidad de órdenes. Elegir correctamente permite aprovechar mejor los recursos disponibles y reducir tiempos de preparación.
Los desplazamientos dentro del almacén pueden representar una parte importante del tiempo destinado a preparar una orden. Una distribución adecuada de los productos, una correcta secuencia de recorrido y la ubicación estratégica de los artículos de alta rotación pueden reducir movimientos innecesarios y permitir que los operadores dediquen más tiempo a actividades directamente relacionadas con la preparación.
A medida que aumenta el volumen de pedidos, controlar la operación mediante procesos manuales puede dificultar el seguimiento de inventario, ubicaciones y órdenes. Un WMS (Warehouse Management System) puede centralizar esta información y facilitar la gestión de las tareas de almacén. Además, herramientas como códigos de barras, terminales móviles, RFID o picking por voz pueden ayudar a mejorar la precisión y productividad.
Un mayor número de pedidos también puede incrementar las posibilidades de preparar productos o cantidades incorrectas. Por eso, además de medir la productividad, es importante controlar la precisión del proceso e identificar dónde se originan los errores. Analizar si las fallas están relacionadas con la ubicación, identificación, cantidad o selección del producto permite implementar mejoras sobre las causas y no únicamente corregir sus consecuencias.
El volumen de pedidos puede aumentar considerablemente durante campañas comerciales, Cyber Days, Black Friday, Navidad u otras temporadas de alta demanda. Anticiparse a estos periodos permite evaluar la capacidad disponible, organizar el personal, revisar el inventario y preparar las zonas de trabajo. De esta manera, el incremento de órdenes no termina generando una acumulación que afecte las siguientes etapas.
El picking forma parte de una cadena más amplia que incluye packing, consolidación y despacho. Una operación puede aumentar considerablemente su velocidad de preparación y, aun así, generar acumulaciones si las etapas posteriores no tienen capacidad suficiente. Por eso, la optimización debe analizar todo el flujo y buscar un equilibrio entre preparación, empaque, despacho y última milla.
Una operación preparada para crecer debe conocer su capacidad por hora, tiempos de preparación, nivel de precisión, principales fuentes de error y comportamiento durante los picos de demanda. También debe identificar qué actividades pueden optimizarse mediante cambios en el layout, nuevos métodos de preparación o tecnología. Sin esta información, aumentar el volumen de pedidos puede traducirse rápidamente en mayores costos y menor eficiencia.
Cuando aumenta la demanda, contratar más personal o ampliar el espacio no siempre es suficiente. Escalar significa desarrollar una operación capaz de procesar mayores volúmenes manteniendo productividad, precisión y tiempos de respuesta. Para conseguirlo, es necesario combinar datos, organización del inventario, métodos adecuados de picking, tecnología y coordinación con las etapas posteriores de la cadena logística.
Victor Andres Arrunategui Correa | Operaciones Logísticas & Supply Chain
Desde mi experiencia en almacenes y centros de distribución, cuando aumentan los pedidos, la primera reacción puede ser pensar: “necesitamos más personal, más espacio o más tecnología”. Sin embargo, antes de incorporar recursos, considero más importante responder una pregunta ¿Cuánto trabajo adicional representa realmente ese crecimiento para nuestra operación?
Para responderla, debemos identificar la estacionalidad, campañas y eventos que puedan generar picos de demanda, revisar el comportamiento histórico y realizar un benchmarking del sector. No para copiar a otras empresas, sino para obtener referencias y contrastarlas con nuestra propia capacidad.
Algunas variables que considero importantes son:
Estas variables permiten convertir algo que inicialmente parece un simple “10% más de pedidos” en una necesidad operativa cuantificable.
Medir pedidos por hora, líneas procesadas o tiempos de preparación no es suficiente. Detrás de esos indicadores hay personas que ejecutan la operación. Por eso también debemos preguntarnos si cuentan con la capacitación, herramientas y condiciones necesarias para mantener productividad y precisión.
No se trata solamente de tener la cantidad adecuada de personas, sino de entender qué pueden procesar y bajo qué condiciones.
El slotting puede reducir desplazamientos y tiempos de preparación, pero no se trata simplemente de colocar los SKU de mayor rotación más cerca. También debemos considerar las características del producto, el comportamiento de los pedidos y la estabilidad de las ubicaciones.
Desde la perspectiva de quien ha trabajado en almacenes, cambiar constantemente las ubicaciones puede afectar la familiaridad del operador con el espacio y terminar generando confusión o errores. Por eso, una buena ubicación debe buscar un equilibrio entre distancia, productividad, accesibilidad y estabilidad.
La tecnología puede mejorar la trazabilidad, productividad y precisión. Sin embargo, por experiencia, sé que no todas las operaciones tienen el mismo nivel de madurez ni la misma capacidad de inversión.
Todavía existen almacenes y centros de distribución que trabajan con procesos manuales y herramientas como Excel, mientras otros cuentan con WMS, dispositivos móviles, códigos de barras, RFID o picking por voz. Por eso, antes de preguntarnos “¿qué tecnología debemos implementar?”, deberíamos preguntarnos: ¿Qué problema queremos resolver y qué beneficio esperamos obtener?
Un error de picking puede terminar en un SKU incorrecto, una cantidad equivocada o una ubicación no asignada. Pero quedarse únicamente con el resultado no permite mejorar realmente el proceso.
Desde mi experiencia, es necesario preguntarnos: ¿Por qué ocurrió?
Un cruce de SKU, una identificación deficiente o seleccionar desde una ubicación incorrecta pueden parecer problemas pequeños, pero cuando se repiten generan reprocesos, costos y afectan el nivel de servicio. Por eso, medir el error es importante; entender su causa es lo que permite mejorarlo.
La capacidad de respuesta también depende del modelo operativo.
En una operación tercerizada pueden existir compromisos de nivel de servicio que obliguen a incrementar personal, espacio o capacidad instalada cuando llega un pico de demanda. En una operación propia existe mayor control sobre los recursos, pero también la responsabilidad de gestionar directamente las restricciones de capacidad y su impacto en el servicio. En ambos casos, anticiparse permite tomar decisiones antes de que el problema llegue al almacén.
Aquí considero que está uno de los mayores retos de cualquier operación logística. Podemos conseguir que picking sea más rápido, pero si packing, despacho o última milla no tienen capacidad suficiente, no hemos solucionado el problema: simplemente lo trasladamos.
Por eso, escalar una operación no significa únicamente preparar más pedidos. Significa entender cómo interactúan personas, procesos, inventario, tecnología y capacidad a lo largo de toda la operación. Como decía un antiguo jefe: “Solucionamos un problema, pero ya tenemos uno nuevo”.
Y muchas veces, para encontrar ese nuevo problema, tenemos que hacer un trabajo de hormiga: observar, medir, comparar y analizar lo que realmente sucede en la operación. Porque detrás de cada indicador existe una operación que entender, y detrás de cada operación existen decisiones que pueden mejorarse. Pensé que sería una opinión corta, pero al final el picking tenía bastante más que decir, la logística no solo se ejecuta, también se analiza.
Si el volumen de pedidos sigue creciendo, tu operación de picking también debe estar preparada para responder sin perder eficiencia. Descarga nuestro checklist para optimizar el picking y revisa los principales aspectos de tu operación, desde la organización del almacén y la gestión del inventario hasta la productividad del equipo y el uso de tecnología.