En esta guía, te mostraré cómo crear un eficiente inventario en Excel, una herramienta esencial para la gestión logística de tu negocio. Aprenderás a optimizar tus procesos y mantener un control detallado de tus existencias.
Antes de sumergirnos en los detalles, es importante entender por qué Excel es una elección inteligente para administrar un inventario. Excel es ampliamente utilizado, accesible y ofrece una amplia gama de funciones para personalizar tu hoja de cálculo según tus necesidades específicas. Además, es una opción económica, perfecta para aquellos que buscan crear un inventario sin gastar mucho dinero en software especializado.
→ Te puede interesar: ¿Cómo elegir el operador logístico perfecto para mi ecommerce?
Crear y mantener un inventario es fundamental para una serie de razones importantes en la gestión de negocios. Aquí te presento algunas de las principales razones por las cuales es importante crear un inventario:
Abre Microsoft Excel en tu computadora. En la pantalla de inicio de Excel, verás una serie de plantillas y opciones. Para crear una hoja de cálculo en blanco, simplemente haz clic en "Nueva hoja de cálculo en blanco."
En la primera fila de tu hoja de cálculo, crea encabezados para tus columnas. Estos encabezados son esenciales para organizar y categorizar tus datos. Puedes personalizarlos según tus necesidades. Algunos encabezados comunes incluyen "Nombre del Producto," "Cantidad en Stock," "Precio Unitario," y "Valor Total."
A partir de la segunda fila en adelante, comienza a ingresar tus productos o artículos en las filas debajo de los encabezados. Cada fila representa un producto diferente.
En la columna "Cantidad en Stock," ingresa la cantidad de ese producto que tienes disponible. Esta columna te permitirá realizar un seguimiento de la cantidad de productos en tu inventario.
En la columna "Precio Unitario," ingresa el precio de cada unidad de producto. Esto te ayudará a calcular el valor total de tus existencias.
Para calcular el valor total de cada producto en stock, ve a la celda de "Valor Total" en la primera fila debajo del encabezado.
En esta celda, ingresa la siguiente fórmula: =Cantidad en Stock * Precio Unitario.
Presiona la tecla "Enter" en tu teclado. La celda ahora mostrará el valor total del producto en stock automáticamente. Para aplicar esta fórmula a todas las filas de tu inventario, selecciona la celda con la fórmula, cópiala (Ctrl+C), y luego pégala (Ctrl+V) en las demás celdas de la columna "Valor Total." Esto calculará el valor total para cada producto en base a su cantidad en stock y precio unitario.
Puedes personalizar aún más tu hoja de cálculo de inventario según tus necesidades. Agrega más columnas con encabezados como "Categoría," "Proveedor," "Fecha de Compra," "Número de Serie," o cualquier otro dato relevante que desees rastrear en tu inventario. Para agregar columnas adicionales, simplemente inserta nuevas columnas en la hoja de cálculo.
Mantén tu inventario actualizado a medida que realizas compras o ventas de productos. Cada vez que ingreses nuevos datos, como la recepción de nuevos productos o la venta de productos existentes, asegúrate de actualizar tu hoja de cálculo en consecuencia.
Para facilitar la búsqueda de productos específicos o realizar análisis, puedes utilizar la función de filtro en Excel. Selecciona las celdas con tus datos, ve a la pestaña "Datos" en la barra de herramientas y haz clic en "Filtro." Esto te permitirá filtrar tus productos por diferentes criterios, como nombre, cantidad en stock o categoría.
Da formato a tu hoja de cálculo para que sea más legible y profesional. Puedes cambiar los colores de fondo, el tipo de letra y aplicar estilos a tus encabezados para resaltarlos. Esto hará que tu inventario sea más atractivo visualmente y más fácil de usar.
Asegúrate de guardar tu hoja de cálculo regularmente para evitar pérdida de datos. Ve a "Archivo" y selecciona "Guardar" o "Guardar como" para elegir la ubicación y el nombre del archivo.
Además, es importante realizar copias de seguridad de tu hoja de cálculo de inventario de forma periódica. Esto garantizará que no pierdas tu información en caso de un fallo técnico o un error humano. Guarda una copia en un lugar seguro, como un disco duro externo o una nube de almacenamiento.
→ Descubre más: Gestión de Stock: La clave para ofrecer entregas rápidas en ecommerce
Bsale es un sistema de venta y gestión comercial diseñado para ayudar a los emprendedores y dueños de pymes a gestionar sus ventas en múltiples canales, controlar su inventario minuto a minuto, emitir facturas y boletas electrónicas, obtener información en tiempo real de su negocio y mucho más. Bsale está presente en Perú, Chile y México.
Esta plataforma ofrece una amplia gama de funciones que no solo se integran perfectamente con tu tienda de comercio electrónico (como Shopify, Amazon Marketplace, PrestaShop y WooCommerce), sino que también te permiten administrar de manera eficiente tus almacenes y envíos desde un único lugar central.
Una característica notable de Holded es que ofrece la posibilidad de probar su plataforma de forma gratuita durante catorce días, sin compromiso y sin necesidad de proporcionar datos de tarjeta de crédito. Esto te brinda la oportunidad de experimentar todas las ventajas que Holded tiene para ofrecer antes de tomar una decisión sobre su implementación en tu empresa.
Se trata de una solución altamente flexible y de primera calidad que forma parte del amplio sistema ERP de Odoo.
Además de su potente control de stock, Odoo ofrece una gama completa de características empresariales, lo que incluye contabilidad, facturación, gestión de proyectos, CRM para la gestión de clientes, creación de sitios web y comercio electrónico, entre otros.
Es una destacada solución de control de inventario, especialmente adecuada para la gestión de comercios electrónicos. Este software ofrece una integración efectiva con sistemas CRM y ERP, lo que lo convierte en una herramienta versátil y altamente recomendada para empresas que desean organizar su inventario de manera eficiente.
En esta guía, has aprendido cómo crear un inventario en Excel de manera sencilla y efectiva. Excel es una herramienta poderosa que te permite mantener un control detallado de tus existencias, lo que es esencial para la gestión logística en tu negocio.
Recuerda que mantener tu inventario actualizado y realizar copias de seguridad son prácticas esenciales para asegurarte de que tus datos estén siempre protegidos y precisos. Si has encontrado útil esta guía y deseas recibir más consejos y actualizaciones sobre logística y gestión de inventarios, ¡Suscríbete a nuestro Newsletter!